Sekrety Explory online - największej w Polsce inicjatywy wyszukującej młode talenty
Pandemia wywołała spore zamieszanie w naszym życiu zawodowym. Zostaliśmy zmuszeni do pracy zdalnej, prawie codziennie uczestniczyliśmy w spotkaniach i wydarzeniach online. Słowo stream zostało już na zawsze zapisane w słowniku korporacyjnym, ale nie tylko. Trzeci sektor, kultura, kreatywni, edukacja i szkoły – wszyscy zapamiętamy czas bycia online, pracy i nauki zdalnej, zamiany biurek na kanapy i stoły w kuchni. Czego zawodowo nauczył nas okres pandemii? Jak zdalnie organizować pracę zespołu? O czym należy pamiętać podczas przenoszenia swoich inicjatyw do Internetu? Porozmawiałam z Joanną Gogolińską, dyrektorką Fundacji Zaawansowanych Technologii i osobą odpowiedzialną za koordynację programu Explory – największej w Polsce inicjatywy wyszukującej młode talenty, wspierającej ich rozwój oraz pomagającej im się odnaleźć w świecie nauki i biznesu. Explory od 10 lat odkrywa, wspiera i rozwija młode talenty. W tym czasie inicjatorom udało się stworzyć społeczność ponad 2400 młodych innowatorów, którzy zgłosili do Konkursu Explory ponad 1500 projektów naukowych i wynalazków. Laureaci tegorocznej edycji Konkursu Explory będą ogłoszeni podczas Gdynia Explory Week – wielkiego święta nauki i innowacji, na które czeka zawsze młodzież i nauczyciele z całej Polski.
1. Kiedy podjęłaś decyzję o przeniesieniu Explory do Internetu? Czy była to trudna decyzja?
Taką decyzję podjęłam w czerwcu 2020, gdy pandemia rozkręcała się powoli i nie było żadnej konkretnej informacji co będzie dalej. Trzeba było podjąć decyzję, która wybiegałaby do przodu. W Explory organizujemy duże imprezy dla młodzieży i dla sektora edukacyjnego, ich organizacja trwa kilka miesięcy. Wiosną 2020 musieliśmy odwołać wszystkich 6 planowanych wydarzeń. Decyzja była trudna, bo wymagała przygotowania zupełnie nowego formatu wydarzeń, które przecież organizowaliśmy przez 7 lat w określony sposób. Decyzję podjęliśmy dosyć szybko, ale długo trwały prace koncepcyjne nad formułą wydarzeń, aby spełniły nasze cele i oczekiwania odbiorców naszych działań. Kolejna kwestia to umowy sponsorskie i grantowe, z których finansowane są nasze działania. Każda z nich wymagała rozmów z partnerami i zmian w zapisach, przygotowania nowych wskaźników, świadczeń sponsorskich. Explory co roku jest finansowane przez kilkanaście instytucji i te puzzle trzeba było na nowo ułożyć.
2. Z jakich narzędzi korzystaliście? Co się sprawdziło a co nie?
W 2021 roku zorganizowaliśmy pięć festiwali naukowych połączonych z regionalnymi etapami Konkursu Explory oraz trzydniowe wydarzenie Gdynia Explory Week. Użyliśmy platformy HOPIN. Zdecydowaliśmy się na nią, ponieważ w dużej mierze odzwierciedla ona rzeczywiste wydarzenie. Gromadzi uczestników w jednym miejscu i daje im możliwość udziału w dyskusjach, webinariach i wystąpieniach dobywających się jednocześnie. Hopin pozwala na stworzenie nieskończenie dużej liczby wystąpień i spotkań jednocześnie. Dla nas było to ważne, bo w ramach każdego z wydarzeń odbywał się na żywo konkurs naukowy, gdzie średnio prezentowanych było 25 projektów. Każdy projekt miał osobny pokój, w którym łączył się z jurorami. Narzędzie to pozwala także na bezpośrednią interakcję uczestników oraz na stworzenie strefy expo, gdzie prezentują się partnerzy. Oczywiście nie jest doskonałe, bo wprost nie jest możliwe przeplatanie treści na żywo z materiałami promocyjnymi nagranymi wcześniej. Dlatego w wydarzeniach skorzystaliśmy jeszcze z dodatkowej realizacji ze studia, gdzie sygnał był streamowany do platformy HOPIN, co dawało nam 100% kontroli nad tym, jak wyglądają materiały, nie było przerw, czarnych ekranów. W ostatnich wydarzeniach stremujemy za pomocą programu VMix i super się sprawdza. Łączenie jest proste dla mówców i wszystko wygląda ładnie. Na wszelki wypadek, gdyby system nie zadziałał przygotowaliśmy backupowy system działania na Zoom, ale w sumie został użyty sporadycznie, kilka razy. Mogę polecić też narzędzie Mentimetr, które pozwala na przeprowadzenie ankiet i pokazywanie odpowiedzi w czasie rzeczywistym. To bardzo przydatne dla prowadzących webinaria, aby zaktywizować uczestników. Parę razy korzystaliśmy również z narzędzia Be.Live do realizacji naszych rozmów na Facebooku. Natomiast nasze Podcasty „Uczę (się) inaczej” realizujemy za pomocą narzędzia Zencastr. Jest ono proste w obsłudze, intuicyjne i pozwala na sprawne nagrania rozmów osób będących w różnych miejscach.
3. Jak zmienił się charakter pracy i zakres obowiązków Twoich pracowników w czasie pandemii i po?
Zdecydowanie, teraz to inna organizacja. Po tym roku w pandemii postrzegam Explory jako organizację ucząca się, projekt w procesie. Myślę, że to jest super, bo nie ma nudy, tylko cały czas coś się dzieje. Wcześniej przed wydarzeniami mocno skupialiśmy się na kwestiach logistycznych – noclegi, wyżywienie, dojazdy prelegentów, ustawienia sal, czyli aspekty, które zupełnie odpadły przy realizacji wydarzeń online. Pojawiło się dużo nowych obszarów, które wymagały nauki, eksplorowania. Wydarzenie online ma inną specyfikę. Przede wszystkim produkcja materiałów video – nie robiliśmy wcześniej ich tyle co teraz i wymagało to naprawdę wiele pracy z firmą produkcyjną, prelegentami czy grafikami. Duży nowy temat to przygotowanie uczestników Konkursu Explory do prezentacji online, stworzenie wideo wizytówek, plakatów wirtualnych, ocena projektów przez jurorów online. Musieliśmy się do tego przygotować technologicznie a także przeszkolić naszych jurorów i uczestników konkursu.
Realizacja wydarzeń online wymogła mocniejsze myślenie o tym, w jaki sposób Explory i partnerzy są pokazywani w Internecie. I jest jeszcze ogromny obszar kwestii prawnych – RODO, regulaminy wydarzeń, wizerunek uczestników, wszystkie dokumenty trzeba było opracować na nowo, skonsultować z prawnikiem. Wszyscy musieliśmy się nauczyć pracy z platformą HOPIN, aby zrozumieć, jak odbywają się wydarzenia, jakie materiały trzeba do niej przygotować, a jedna osoba całkowicie poświęciła się temu tematowi. Dodatkowo zatrudniliśmy osoby do wsparcia technicznego na czas eventów.
4. Co było największym wyzwaniem? Co okazało się najprostsze?
Ten czas to ciągła analiza działań, ewaluacja i wdrażanie zmian adaptacyjnych. Jesienią ubiegłego roku mieliśmy wydarzenia co tydzień i dużo zmienialiśmy z wydarzenia na wydarzenie. Na początku postawiliśmy na otwarty dostęp – wydarzenie w platformie HOPIN i wszystkie materiały na Youtube oraz stronie www. W efekcie mieliśmy mało osób zebranych w platformie, oglądających nas w czasie rzeczywistym. Dlatego potem na żywo realizowaliśmy już tylko elementy niezbędne. Skupiliśmy się na przygotowaniu ciekawych materiałów video i ich promocji po wydarzeniu. Podczas kolejnych wydarzeń zmieniliśmy strategię – zebraliśmy uczestników w platformie Hopin, mieliśmy więcej treści na żywo, a mniej nagranych wcześniej, ale za to wysokiej jakości. Zaowocowało to znacznym wzrostem liczby uczestników – ponad 2 tys. osób jednym evencie! Ciekawe jest to, że dzień pracy organizatora wydarzenia online nie jest tak pracowity, jak przy wydarzeniu stacjonarnym. Przy wydarzeniach online zdecydowanie więcej pracy jest do wykonania przed eventem. A największym zaskoczeniem było to, że wydarzenia online nie są wcale tańsze niż stacjonarne. Po prostu jest inaczej podzielony budżet.
4. Jakie są Wasze plany na 2021? Czego możemy spodziewać się jesienią?
W tym roku planujemy wszystkie wydarzenia online. Od początku 2021 roku odbyło się już pięć festiwali online z rekordową publicznością. Nasze jesienne wydarzenia to lekka hybryda. Znowu testujemy nowy format, będziemy online w platformie Hopin, ale także pojedziemy z naszym festiwalem naukowym do szkół i zrobimy z nich relację. Stworzymy event w wielu miejscach jednocześnie. Mam niesamowity zespół i nie lubimy nudy, wcześniej to my szukaliśmy zmian, a teraz rzeczywistość je wymusiła. Explory online będzie z nami już zawsze, bo w miniony rok mieliśmy kilka razy więcej odbiorców niż we wszystkich wcześniejszych latach. Jest to szansa, którą dobrze wykorzystaliśmy.
