Jak promować wydarzenia kulturalne, aby dotrzeć do właściwej grupy odbiorców
Budżet na promocję w publicznych instytucjach kultury albo jest mały, albo nie ma go wcale. Jak sobie z tym poradzić? Czy na promocję wydarzeń kulturalnych trzeba wydawać ogromne sumy pieniędzy? Jak zorganizować czas, aby w nadmiarze obowiązków sprawnie i efektywnie komunikować działania? Jak i gdzie znaleźć pożądanych odbiorców, którzy docenią nasze starania i skorzystają z proponowanej im oferty. Oto kilka praktycznych porad – do wdrożenia od zaraz.
Kim są twoi goście? Zdefiniuj grupę odbiorców
Zastanów się kim będą odbiorcy twojej kampanii. Czy wydarzenia kulturalne, które chcesz promować skierowane są do dzieci lub uczniów? Jeśli tak, kampanii nie kierujemy bezpośrednio do nich, ale do rodziców lub nauczycieli. Podobnie będzie w przypadku seniorów; co prawda ta grupa społeczna coraz częściej pojawia się w Internecie, jednak wciąż ważnym nośnikiem informacji w tym przypadku są osoby trochę młodsze, które lepiej poruszają się w sieci. Jeśli wydarzenie skierowane jest do różnych grup odbiorców, najlepiej podzielić dane działania promocyjne pod kątem każdej z nich – treści do młodzieży i młodych dorosłych muszą być atrakcyjnie wizualnie i być napisane raczej z humorem, zawierać ciekawostki, newsy. Aby opublikować komunikat do osób starszych lub nauczycieli czy potencjalnych partnerów musimy pamiętać o wyszczególnieniu najważniejszych informacji: co, gdzie, kiedy, jak się zgłosić.
Odbiorca – człowiek z krwi i kości
Jeśli już określimy do kogo kierujemy komunikat, najlepiej stworzyć tzw. „prototyp” przykładowego odbiorcy. Wymyślamy osobę w określonym wieku, o odpowiednich zainteresowaniach, statusie, zawodzie, nawet stopniu zamożności. Próbujemy doprecyzować, gdzie dana osoba mieszka (w jakiej dzielnicy), ile czasu spędza w pracy, ile poświęca na hobby, rozrywkę, itd. Warto uściślić, czy dany odbiorca bardziej korzysta z Facebooka czy Instagrama, a może z Twittera lub TikToka? Tak skrystalizowany „prototyp” pozwala idealnie dobrać działania, które chcemy wdrożyć; wiemy na jakich portalach i stronach opublikujemy nasz komunikat – bo wiemy jakie portale i strony nasz odbiorca przegląda. Wiemy też jak napisać dany przekaz, bo ustaliliśmy wcześniej jakim językiem ten odbiorca mówi. Im więcej szczegółów uda nam się wyłuskać, tym lepiej przygotujemy zarówno tekst jak i materiał wizualny naszej kampanii.
Znajdź lukę, czyli odpowiadaj na aktualne potrzeby
Planując działania promocyjne lub nawet samo wydarzenie kulturalne, często nie bierzemy pod uwagę, tego co dzieje się w naszej dzielnicy, mieście, kraju, na świecie. Oczywiście nie zawsze można to przewidzieć, ale dobrze jest być elastycznym. Jeśli kampania jest już zaplanowana, ale w ostatniej chwili wydarzyło się coś ważnego, o czym huczy cały Internet, niekoniecznie musimy odwoływać plany! Możemy natomiast lepiej wykorzystać potencjał naszego przekazu, dostosowując go do aktualnej sytuacji. Przykład: Zbliża się Noc Muzeów. W dniu wydarzenia całe miasto obiega informacja o tym, że z sesji zdjęciowej nad Wisłą uciekł prawdziwy pyton (to przykład z życia wzięty) i że trwają poszukiwania dzikiego zwierza. Wszyscy mówią tylko o tym. W ciągu kilku minut powstają setki wpisów, fake newsów, memów i wszelkiego rodzaju internetowych tworów. Ty też możesz to wykorzystać! Ale uwaga! Aby wpasować się w tempo rozprzestrzeniającego się virala, który rośnie z prędkością światła, musimy szybko reagować. Do postów na Facebooku, czy Instagramie, w których mieliśmy zajawić najbliższe wydarzenia dodajmy zdanie w stylu „Uwaga! Pyton może czaić się wszędzie”, a jeszcze lepiej jak zrobimy to za pomocą grafiki. Nawet w bezpłatnym programie typu Canva. Reakcji na takiego newsa na pewno będzie więcej, a co najważniejsze – więcej osób będzie chciało go udostępnić.
Zadbaj o materiały wizualne dobrej jakości
Żyjemy w epoce, w której 3-latki same prowadzą swojego Instagrama, dlatego nie możemy sobie pozwolić na wykorzystywanie zdjęć, grafik, video, lub innych materiałów wizualnych słabej jakości. Słabą jakość rozumiemy przez: nieostre, prześwietlone lub zbyt ciemne zdjęcia, grafiki z ogromną ilością tekstu, rozpikselowane filmiki lub po prostu nieatrakcyjne wizualnie materiały. Jeśli nie mamy budżetu na grafika czy fotografa, sami postarajmy się takie materiały stworzyć. Wystarczy smartfon i dobry program, np. wyżej wspomniana Canva, IPPCY, Pixrl. Pamiętajmy o tym, by grafiki i zdjęcia dostosowane były do przeglądarek na telefonach komórkowych.
Jak ludzie mają dowiedzieć się o Twoim wydarzeniu
Przede wszystkim z Twojej strony internetowej i Twojego fanpage’a. Możesz też udostępniać wydarzenia na bezpłatnych stronach internetowych, które oferują dodawanie wydarzeń do kalendarza, grup tematycznych na Facebooku. Innym sposobem jest pisanie do innych instytucji z prośbą o udostępnienie Twojego wydarzenia. Kiedy indziej, Ty możesz zrobić dla nich to samo. W przypadku tworzenia wydarzeń na Facebooku ważne jest to, aby nie zostawiać takiego wydarzenia bez publiczności – inaczej zginie ono w odmętach algorytmów internetowych, które stwierdzą, że nikt się nim nie interesuje. Dlatego jak tylko utworzysz wydarzenie od razu zaproś na nie znajomych i poproś kilka osób o zrobienie tego samego. Sam zobaczysz, że jeśli uzbiera się pewna liczba osób, ludzie sami będą dołączać do eventu. Możesz rozesłać informację do mediów lub osób publicznych, które mogą być zainteresowane tematem. Tu jednak należy uważać, żeby nie przesadzać z liczbą takich wysyłek. Jeśli organizujesz wydarzenia co tydzień, staraj się wysyłać prośby za każdym razem do innych osób. Najlepiej jeśli możesz zaoferować coś w zamian – niekoniecznie pieniądze, ale na przykład gadżety, darmowe bilety, publikacje w swoich mediach społecznościowych. Możliwości jest wiele, najlepiej pozostać otwartym na współpracę.
Działaj lokalnie
Jeśli jesteś małą lub średnią instytucją, postaw na działania lokalne. Zaproś do współpracy lokalnych biznesmenów, kawiarnie, restauracje czy inne miejsca, które mogą w Twoim imieniu rozpowszechniać informacje. Zaprzyjaźnij się z miejscówkami, które Cię otaczają, nigdy nie wiesz, kiedy może Ci się taka znajomość przydać!
Podsumowanie
Po wydarzeniu, kiedy już emocje opadną, zrób sobie małe podsumowanie – co wyszło, co się nie sprawdziło – aby w przyszłości nie powtarzać tych samych błędów!
